Bij het aanbieden, voorbereiden en uitvoeren van persoonsgerichte en voor mens en dier veilige diensten in mijn coachpraktijk In2 Equine Coach verwerk ik (zeer) privacygevoelige informatie, hierna te noemen ‘privacygegevens’.
Mijn diensten bestaan uit het leveren van losse coachsessies en coachtrajecten waarbij ik in hoofdzaak de coachmethode Equine Assisted Coaching toepas; vrij vertaald: mensen coachen met de inzet van paarden.
Om je te informeren hoe ik in relatie tot voornoemde diensten met privacygegevens omga heb ik deze privacyverklaring opgesteld.
1. Contactgegevens verwerkingsverantwoordelijke
De privacygegevens worden door mij verwerkt. Ik ben Leonie de Knecht, eigenaresse van In2 Equine Coach. Kantooradres: Andries Wouterszhof 4, 3274 CA te Heinenoord.
Ik acht een zorgvuldige omgang met jouw privacygegevens van groot belang. Privacygegevens worden dan ook zorgvuldig door mij verwerkt en beveiligd. Daarbij houd ik me aan de huidige privacywetgeving die de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) daaraan stelt.
Heb je na het lezen van deze privacyverklaring nog vragen of opmerkingen, dan kun je mij telefonisch (+31 (0)6 47 43 63 83) of per e-mail (info@in2-equine-coach.nl) bereiken.
2. Verkrijgen en verwerken van privacygegevens
Als je gebruikt maakt van mijn diensten en om je mijn diensten te kunnen verlenen, verwerk ik in relatie tot de in hoofdstuk 3 genoemde (sub)doeleinden, de privacygegevens die je aan mij hebt verstrekt. Op welk moment je, welke privacygegevens aan mij verstrekt en waarvoor ik ze gebruik, alsmede welke informatiedragers of anderszins dit oplevert, heb ik gevat in onderstaand document. Om het document te kunnen lezen, klik je op het 'Vergroten' symbooltje rechts bovenaan het document. Het document wordt dan in een apart venster geopend, waarna je het kunt vergroten en lezen.
3. (Sub)doeleinden
Opmerking: In bovenstaand document staat benoemd bij welke (sub)doeleinden, welke privacygegevens verwerkt/gebruikt worden.
Ik verwerk je privacygegevens voor de volgende (sub)doeleinden:
- Het leggen en onderhouden van contact.
- Het aanbieden, voorbereiden en uitvoeren van persoonsgerichte en voor mens en dier veilige diensten.
- Het uitvoeren van wettelijke verplichtingen
a. Agenda- en afsprakenbeheer
b. Beheer financiële transacties
c. Beheer Kasadministratie
d. Beheer debiteuren- en crediteurenadministratie.
4. Bescherming van de financiële belangen van In2 Equine Coach.
5. Klachtenregeling / geschillen.
6. Mijn persoonlijke en professionele ontwikkeling en waarborging van mijn certificering als Equine Assisted Coach.
7. Verdere verhoging van de kwaliteit en doorontwikkeling van mijn diensten.
4. Klachtenregeling / geschillen
Heb je een klacht waar wij samen niet uitkomen, dan kun je, tot een jaar nadat je bij mij per e-mail een klacht hebt ingediend, je klacht indienen bij Geschilleninstantie Alternatieve Therapeuten (GAT), waarbij ik op grond van de Wet Kwaliteit, Klachten en Geschillen Zorg (WKKGZ) ben aangesloten. GAT is een door het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport erkende en volledig onafhankelijke WKKGZ geschillencommissie. Een uitgebreide uitleg vind je op de pagina Klachtenregeling op mijn website.
5. Verstrekking privacygegevens aan derden
Ik verstrek zonder jouw toestemming geen privacygegevens aan derden, tenzij er sprake is van de volgende doeleinden:
- Uitvoeren van wettelijke verplichtingen. Een voorbeeld van zo’n verplichting is de Algemene wet inzake Rijksbelastingen. Zo kan de belastinginspecteur alle gegevens opeisen die van belang kunnen zijn voor de belastingheffing. Denk hierbij aan afgesloten overeenkomsten, agenda- en afspraken, financiële transacties en kasadministratie (inclusief facturen, bankafschriften), debiteuren- en crediteurenadministratie (inclusief openstaande facturen, betalingsherinneringen, aanmaningen (aangetekende brieven), bewijs van verzending van aangetekende brieven en alle daarmee samenhangende berichtenwisselingen via e-mail en WhatsApp. Daarin komen je volgende privacygegevens voor: NAW gegevens, mobiele- of telefoonnummer, e-mailadres, leeftijd, geslacht, bankrekeningnummer, maar géén zeer privacygevoelige informatie.
- Bescherming van de financiële belangen van In2 Equine Coach. Concreet houdt dit het, indien nodig, nemen van incassomaatregelen in door middel van inschakeling van een incassobureau, waaraan de volgende documenten overhandigd worden: afgesloten overeenkomst, openstaande factuur, betalingsherinneringen, aanmaning (aangetekende brief) en bewijs van verzending van aangetekende brief en alle daarmee samenhangende berichtenwisselingen via e-mail en WhatsApp. Daarin komen je volgende privacygegevens voor: NAW gegevens, mobiele- of telefoonnummer, e-mailadres, leeftijd, geslacht, maar géén zeer privacygevoelige informatie.
- Mijn persoonlijke en professionele ontwikkeling en waarborging van mijn certificering als Equine Assisted Coach , met het doel om tot verdere verhoging van de kwaliteit en doorontwikkeling van mijn diensten te komen. Dit houdt in dat ik mondeling en geanonimiseerd*, in mijn coachpraktijk opgedane coachsessie- en/of coachtrajectervaringen als casuïstiek in kan brengen in intervisie bijeenkomsten met collega Equine Assisted Coaches. Deze bijeenkomsten worden georganiseerd door Equine assisted coaches die, net zoals ik, aangesloten zijn bij de beroepsvereniging Collectief Alternatieve Therapeuten (CAT).
* Niet terug te herleiden tot een persoon of personen.
6. Verstrekking privacygegevens aan derden waarvoor jouw toestemming nodig is
- Alleen als je daarom vraagt, stel ik een rapportage op over het verloop van je coachtraject ten behoeve van je werkgever, bedrijfsarts, of andere coaches en therapeuten. De rapportage stemmen we inhoudelijk af en als je met de inhoud akkoord gaat, draag ik de rapportage aan je over, zodat je zelf kunt bepalen aan wie je de rapportage wilt verstrekken.
- Toestemming / geen toestemming voor het maken van foto's tijdens coachsessies, het naar je toesturen van foto's als herinnering, het op mijn Facebookpagina en/of website plaatsen van 1 of 2 foto's, wordt geregeld door middel van een aparte clausule in een met je af te sluiten overeenkomst.
- In een vrijblijvend in te vullen eindreflectie- evaluatieverslag (alleen van toepassing bij coachtrajecten), is een onderdeel opgenomen waarin je de vraag wordt gesteld of je (een) bepaalde ervaring(en), anoniem of onder vermelding van je voornaam, wilt delen op mijn Facebookpagina en/of website. Als je dit verslag aan mij terugstuurt en je hebt 'Ja' aangekruist en dit onderdeel ingevuld, dan geef je daarmee toestemming dat ik je beschreven ervaring(en) op mijn Facebookpagina en/of website mag plaatsen. Na plaatsing stuur ik je een link daarnaartoe, zodat je kunt nagaan of ik je beschreven ervaring(en) juist heb overgenomen.
- Het hoort niet helemaal thuis onder dit hoofstuk, maar ik neem het hier toch maar mee; voor het mogen verwerken van de privacygegevens die je invoert in het contactformulier op mijn website moet je, voordat je de gegevens kunt verzenden, toestemming geven door middel van het aanvinken van een hokje.
7. Cookies
Mijn website www.in2-equine-coach.nl en mijn zakelijke webmailbox info@in2-equine-coach.nl worden gefaciliteerd door hosting provider JouwWeb.nl.
Als je mijn website bezoekt plaatst JouwWeb.nl op je computer, mobiel, tablet:
- Functionele cookies die nodig zijn om te kunnen checken of ik de eigenaar ben van de website en om mijn website goed te laten werken. Deze cookies hebben geen invloed op jouw privacy.
- Cookies van Google Analytics. JouwWeb.nl heeft dit zo geconfigureerd dat IP-adressen worden geanonimiseerd. Verder heeft JouwWeb.nl, door middel van uitschakeling van een bepaalde functie, aangegeven dat het Google niet is toegestaan de verkregen gegevens te delen en te gebruiken voor andere Googlediensten. Er worden dus geen naar jou herleidbare gegevens verwerkt.
- Voor andere cookies die door JouwWeb.nl geplaatst worden voor mijn website is een cookiemelding niet (meer) verplicht.
Vanwege het bovenstaande heeft mijn website geen cookiemelding nodig.
8. Beveiliging privacygegevens
Op de server van JouwWeb.nl is een specifiek deel gereserveerd waarop mijn website www.in2-equine-coach.nl en zakelijke webmailbox info@in2-equine-coach.nl draaien. Voor het gemak noem ik dat ‘mijn serverdeel’.
Mijn serverdeel is beveiligd met een zogenoemde Secur Sockets Layer (SSL) / Transport Layer Security (TLS). Dat herken je aan het slotje voor mijn websitenaam in de adresbalk van je browser.
SSL / TLS zijn encryptie (versleutelen van gegevens) protocollen die de communicatie tussen jouw browser en mijn serverdeel beveiligen. Wanneer je privacygegevens in het contactformulier op mijn website invult en verstuurt, worden die gegevens versleuteld naar een ingewikkelde code waar internetcriminelen geen wijs uit kunnen worden.
De privacygegevens die je in het contactformulier hebt ingevuld en verstuurd, blijven op mijn serverdeel achter én worden automatisch omgezet naar een e-mail die ik in mijn zakelijke webmailbox ontvang. Bovengenoemde protocollen gelden ook voor mijn zakelijke webmailbox. De inhoud van deze-mail en alle inhoud van verdere e-mailwisselingen die wij via deze webmailbox voeren, is dus ook ‘abracadabra’ voor internetcriminelen.
Berichtenwisselingen die via WhatsApp plaatsvinden en die van belang zijn voor de (sub)doeleinden genoemd onder hoofdstuk 3, exporteer ik in WhatsApp naar een e-mail die ik naar mijn zakelijke webmailbox stuur.
In relatie tot je privacygegevens op mijn serverdeel bij JouwWeb.nl, maakt de verwerkingsovereenkomst van Jouwweb.nl onderdeel uit van deze Privacyverklaring.
Alle andere van belang zijnde zakelijke digitale documenten archiveer ik in en mappenstructuur op mijn zakelijke laptop. Dit geldt ook voor documenten op papier die ik digitaliseer (scan) en opsla in voornoemde mappenstructuur. Mijn laptop is beveiligd door middel van (betaalde) Antivirus & Internet Security Software.
Toegang tot laptop en mobiel
De toegang tot mijn laptop, net zoals de toegang tot mijn mobiel, is beveiligd met sterke wachtwoorden die alleen bij mij bekend zijn.
Toegang tot webmailbox
Mijn webmailbox benader ik via mijn zakelijke laptop en mobiel, Vervolgens krijg ik alleen toegang tot mijn webmailbox op mijn serverdeel bij JouwWeb.nl, door middel van mijn gebruikersnaam en een alleen bij mij bekend sterk wachtwoord (met beveiligde wachtwoordverificatie (SPA)).
Toegang tot mappenstructuur op laptop
Daarnaast heb ik de mappenstructuur op mijn laptop ook beveiligd met een alleen bij mij bekend sterk wachtwoord.
9. Bewaartermijnen privacygegevens
Net als elke ondernemer ben ik wettelijk verplicht mijn agenda- en afspraken, financiële transacties, kasadministratie, debiteuren- en crediteurenadministratie en de daarbij behorende documenten: afgesloten overeenkomsten, (openstaande) facturen, bankafschriften, betalingsherinneringen, aanmaningen (aangetekende brieven), verzendbewijzen van aangetekende brieven en alle daarmee samenhangende berichtenwisselingen via e-mail en WhatsApp, zeven jaar te bewaren.
De 1 of 2 foto's en/of je tijdens het coachtraject opgedane ervaring(en) die ik met jouw toestemming op mijn Facebookpagina en/of mijn website heb geplaatst, blijven daar staan, tenzij je gebruik maakt van je recht (zie hoofdstuk 10) dat deze van mijn Facebookpagina en/of website verwijderd moeten worden. Heb ik tijdens coachsessies meer foto's gemaakt dan de voornoemde 1 of 2 foto's: die verwijder ik binnen een week na de (laatstgenoten) coachsessie van mijn mobiele telefoon.
De privacygegevens die via het contactformulier zijn ontvangen en die achtergelaten zijn op mijn serverdeel bij JouwWeb.nl (zie hoofdstuk 8), verwijder ik maandelijks.
De rapportage die ik op jouw verzoek heb opgesteld en waarmee je akkoord bent gegaan (zie hoofdstuk 6), bewaar ik, nadat ik de rapportage aan jou heb overhandigd, 1 maand.
Al je andere zeer privacygevoelige gegevens die, alleen in het geval van een coachtraject, vastgelegd zijn in het privé-informatieformulier, reflectieverslagen en eindreflectie- evaluatieverslag (zie de inhoud van het document bij hoofdstuk 2) en in berichtenwisselingen via e-mail en WhatsApp, bewaar ik tot 1 jaar na je laatstgenoten coachsessie. De bewaartermijn van 1 jaar hangt samen met eventuele geschillen. Tot een jaar nadat bij mij per e-mail een klacht is ingediend, kan de klacht ingediend worden bij de Geschilleninstantie Alternatieve Therapeuten (zie hoofdstuk 4). Met inachtneming van artikel 16 in het GAT Geschillenreglement – Tuchtreglement, kan het zijn dat voornoemde documenten en berichtenwisselingen ter hand gesteld moeten worden aan de GAT geschillencommissie. Vandaar dat ik voor deze documenten/berichtenwisselingen een bewaartermijn van 1 jaar hanteer. Echter, als er geen sprake is van een klacht, maak dan gebruik van je recht tot verwijdering van deze documenten/berichtenwisselingen en dien hiervoor per e-mail een verzoek in (zie hoofdstuk 10). Dat ik kennis van de inhoud heb mogen nemen om jou een persoonsgerichte en voor mens en dier veilige dienst te kunnen leveren, waardeer ik zeer, maar nu de dienst geleverd is, behoort de zeer privacygevoelige informatie in deze documenten/berichtenwisselingen alleen jou toe.
10. Je rechten
Je hebt het recht om mij een verzoek te doen tot inzage van je privacygegevens. Na ontvangst van je verzoek ontvang je binnen 1 maand een overzicht van jouw privacygegevens. Indien daaruit onjuistheden blijken kun je verzoeken je gegevens aan te passen, aan te vullen of te verwijderen.
Mijn persoonlijke aantekeningen vallen buiten het inzagerecht. Wel mag je mij op elk moment verzoeken mijn persoonlijke aantekeningen over jouw coachsessie of coachtraject te verwijderen.
Ook kun je mij verzoeken om overdracht van jouw privacygegevens of je kunt bezwaar aantekenen tegen de verwerking van je privacygegevens vanwege bijzondere persoonlijke omstandigheden.
Een verzoek tot:
- inzage, aanpassing, aanvulling, verwijdering van je privacygegevens, alsmede een
- verzoek tot overdracht van je privacygegevens en
- het aantekenen van bezwaar tegen de verwerking van je privacygegevens vanwege bijzondere persoonlijke omstandigheden,
kunt je sturen naar: info@in2-equine-coach.nl.
Als je een klacht hebt over de verwerking van je privacygegevens laat dit dan vooral aan mij telefonisch (+31 (0)6 47 43 63 83) of per e-mail (info@in2-equine-coach.nl) weten. Mochten jij en ik er samen niet uitkomen, dan heb je het recht om een klacht in te dienen bij de privacy toezichthouder. Je kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.
11. Wijzigingen privacyverklaring
Deze privacyverklaring kan door mij worden aangepast. Nieuwe versies worden altijd op mijn website www.in2-equine-coach.nl gepubliceerd. Ik raad je daarom aan om deze verklaring geregeld te raadplegen, zodat je op de hoogte blijft van wijzigingen.
Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 27 september 2023.
Deze privacyverklaring is onlosmakelijk verbonden met de Algemene voorwaarden en de met In2 Equine Coach afgesloten overeenkomsten.
